Ayuda y preguntas frecuentes

Al registrarte, un administrador de la plataforma revisa y activa tu cuenta manualmente antes de que puedas usarla. Te vamos a avisar apenas quede activa — no hace falta que hagas nada más.

Por ahora cada cuenta se maneja con el usuario que se registró originalmente.

Gmail y Outlook con un solo clic (botones "Conectar Gmail" / "Conectar Outlook"), o cualquier otro proveedor de correo vía IMAP genérico ingresando servidor, puerto, usuario y contraseña.

Microsoft desactiva por defecto el acceso IMAP con usuario/contraseña en cuentas empresariales. Pedile al administrador de esa cuenta que reactive "Authenticated SMTP/IMAP" en el Exchange admin center, o usá el botón "Conectar Outlook" en vez de IMAP, que no depende de esa configuración.

Sí, podés conectar todas las que necesites desde "Correos". El sistema procesa las facturas que lleguen a cualquiera de ellas.

No. Solo leemos los correos que tienen adjuntos XML/PDF de Hacienda para extraer los datos de la factura — nunca enviamos, respondemos ni eliminamos nada.

En Google Drive o OneDrive (el que conectes), dentro de una carpeta llamada "FactuVaultCR" organizada automáticamente por emisor, año y mes.

Desde "Drives", cada cuenta conectada tiene un link "Abrir en Drive" que te lleva directo.

El sistema sincroniza automáticamente, pero también podés forzarlo en cualquier momento con el botón "Sincronizar ahora" en el Dashboard.

Aparece con estado "Error" en Facturas y en el historial de sincronizaciones de Configuración, junto con el motivo.

Primero se procesa el mes actual y el anterior, que es lo que se necesita para declarar el IVA. El resto del historial (hasta 5 años, como pide Tributación) se va archivando de fondo en las siguientes sincronizaciones, sin saturar ni retrasar lo urgente.

Cada factura se agrupa automáticamente según el emisor (la empresa o persona que te la emite a vos) para organizar las carpetas de Drive. Podés editar el nombre, cédula jurídica, correo de contacto y notas de cada uno desde "Proveedores", o agregarlos manualmente.

El total de impuesto del período agrupado por tarifa (1%, 2%, 4%, 13%), con el detalle de qué facturas componen cada monto. También separa otros impuestos que no son IVA (selectivo de consumo, combustibles, etc.).

Sí, desde "Facturas" y "Reportes" hay un botón "Descargar CSV" que exporta todo, listo para abrir en Excel.

Costa Rica exige comunicarle a Hacienda si aceptás o rechazás cada factura que recibís, dentro de los primeros 8 días hábiles del mes siguiente al de su fecha de emisión. Esta pantalla te muestra cuáles siguen sin decisión y cuáles ya vencieron ese plazo.

Queda registrada tu decisión. Las facturas aceptadas se reenvían al correo del proveedor de facturación digital que configures en "Configuración" — FactuVaultCR no le presenta nada a Hacienda directamente, eso lo hace tu proveedor de facturación digital.

Al que configures en "Configuración" como correo del proveedor de facturación digital. Ahí también podés poner un correo de comunicaciones para recibir avisos de facturas pendientes de decisión.